Business Functions in SAP-Systemen: Aktivierung, Risiken und Anwendungsfälle
In SAP-Systemen bieten sogenannte Business Functions erweiterte Funktionen, die über den Standardumfang hinausgehen. Diese Funktionen können zwar aktiviert werden, ohne neue Lizenzvereinbarungen zu treffen aber dabei können zusätzliche Kosten entstehen. Darüber hinaus können sie irreversible Änderungen am System hervorrufen und bestehende Prozesse beeinflussen. Daher ist eine sorgfältige Prüfung vor der Aktivierung unerlässlich. Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Aspekte der für ILM notwendigen Business Functions in SAP S/4 Hana.
Was sind Business Functions?
Business Functions sind Erweiterungen, die in SAP-Systemen über das Switch Framework (Transaktion SFW5) aktiviert werden können. Sie bieten zusätzliche Funktionen, die je nach Bedarf freigeschaltet werden können. Allerdings ist Vorsicht geboten: Nicht alle Business Functions sind reversibel, und ihre Aktivierung kann bestehende Prozesse und Systeme nachhaltig verändern. Zudem können sie Abhängigkeiten untereinander aufweisen, die direkt in der Transaktion eingesehen werden können.
Ein besonderes Augenmerk gilt der Aktivierung von Business Functions im Rahmen einer ILM-Implementierung. Sobald ILM aktiviert ist, werden Regelwerke produktiv gesetzt, die eine Archivierung nur noch gemäß der ILM-Regeln zulassen. Dies kann erhebliche Auswirkungen auf bestehende Archivierungsprozesse der SARA-Archivierung haben.
Aktivierung obligatorischer Business Functions für SAP ILM
Für die Einführung von SAP ILM in SAP S/4HANA müssen bestimmte Business Functions aktiviert werden. Diese sind zwingend erforderlich, um den vollen Funktionsumfang von ILM nutzen zu können. Im Folgenden werden die wichtigsten Business Functions für S/4 Hana und ihre Funktionen erläutert.
1. ILM (irreversibel)
Die Business Function ILM stellt den technischen Funktionsumfang von SAP ILM bereit und ist für beide ILM-Anwendungsszenarien erforderlich. Ihre Aktivierung hat folgende Auswirkungen:
- Erweiterung der Datenarchivierungsfunktionen um ILM-spezifische Features.
- Berücksichtigung von ILM-Regeln bei der Bildung von Archivdateien.
- Möglichkeit zur Umsetzung vorhandener Archivdateien gemäß ILM-Regeln.
- Erstellung von Schnappschüssen (Kopien) und Anzeige der Archivhierarchie.
- Archivierung mit Datenvernichtungsoption und Erweiterung der Archivverwaltung.
Die Aktivierung erfolgt über den Pfad ENTERPRISE_BUSINESS_FUNCTIONS → ILM. Nach der Aktivierung erscheint die Meldung „Business Function bleibt eingeschaltet“. Dieser Satz bestätigt die Irreversibilität der Aktivierung.
2. ILM_BLOCKING (reversibel)
Die Business Function ILM-Blocking ermöglicht die Überprüfung des Anzeigestatus archivierter Daten und der Datenauf der Datenbank. Sie bietet folgende Funktionen:
- Prüfung, ob die maximale Aufbewahrungsdauer überschritten ist.
- Zugriff auf Daten über die maximale Aufbewahrungsdauer hinaus, sofern der Benutzer über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.
- Prüfung rechtsfallbedingter Sperren (ILM Legal Hold) und Verwendung von Berechtigungsobjekten zur Zugriffskontrolle.
Die Aktivierung erfolgt über den Pfad ENTERPRISE_BUSINESS_FUNCTIONS → ILM_BLOCKING.
3. BUPA_ILM_BF (irreversibel, notwendig wenn Geschäftspartner vorhanden)
Die Business Function BUPA_ILM_BF steuert die Vernichtung von Geschäftspartnerdaten basierend auf ILM-Einstellungen. Der Prozess umfasst:
- Sperrung des Geschäftspartners für neue Verwendungen während des Residenzzeitraums.
- Übergang in den Sperrzeitraum, in dem der Geschäftspartner nur von berechtigten Benutzern bearbeitet werden kann.
- Vernichtung der Daten nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums.
Die Aktivierung erfolgt über den Pfad ENTERPRISE_BUSINESS_FUNCTIONS → BUPA_ILM_BF.
4. ERP_CVP_ILM_1 (irreversibel)
Diese Business Function ermöglicht das Löschen von Kreditoren und Debitoren basierend auf ILM-Regeln. Sie bietet:
- Prüfung auf Ende des Verwendungszwecks und Sperrung der Daten während des Sperrzeitraums.
- Möglichkeit zur Entsperrung durch berechtigte Benutzer.
- Vollständige Löschung der Daten nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums.
Die Aktivierung erfolgt über den Pfad ENTERPRISE_BUSINESS_FUNCTIONS → ERP_CVP_ILM_1.
Optionale Business Functions
Neben den obligatorischen Business Functions gibt es optionale Funktionen, die je nach Bedarf aktiviert werden können:
1. ILM_STOR (reversibel)
Diese Business Function ermöglicht die Ablage von Archivdateien und Indizes in dafür vorgesehenen Archiven. Sie bietet:
- Ablage in einer SAP-eigenen Datenbank.
- Abbildung des gesamten Archivierungs- und Ablageprozesses ohne externe Schnittstellen.
- Unterstützung rechtskonformer Speicherung von Archivdaten.
Die Aktivierung erfolgt über den Pfad ENTERPRISE_BUSINESS_FUNCTIONS → ILM_STOR.
2. ILM_NOTIFICATION (reversibel)
Diese Funktion protokolliert wichtige Informationen über die Sperrung und Löschung von Daten, während ILM-fähiger Prozesse und ermöglicht, dass personenbezogene Daten in verbundenen Systemen gemäß den Datenschutzbestimmungen gehandhabt werden können.
Die Aktivierung erfolgt über den Pfad ENTERPRISE_BUSINESS_FUNCTIONS → ILM_NOTIFICATION.
Fazit
Die Aktivierung von Business Functions in SAP-Systemen bietet erweiterte Funktionen, erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Prüfung. Insbesondere im Kontext von SAP ILM sind die obligatorischen Business Functions ILM, ILM_BLOCKING, BUPA_ILM_BF und ERP_CVP_ILM_1 unverzichtbar. Optionale Funktionen wie ILM_STOR, ILM_NOTIFICATION und CA_DTINF_FW können je nach Anforderung zusätzlich aktiviert werden.
Vor der Aktivierung sollten stets die potenziellen Risiken und Abhängigkeiten geprüft werden. Eine enge Zusammenarbeit mit SAP-Basis-Experten ist dabei unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Aktivierung reibungslos verläuft und keine unerwünschten Auswirkungen auf das System hat.
Hinweis: Die Aktivierung von Business Functions sollte stets in einer Testumgebung geprüft werden, bevor sie in produktiven Systemen umgesetzt wird.