ILM-Objekte: Effiziente Verwaltung und Archivierung von SAP-Daten

Ein ILM-Objekt (Information Lifecycle Management-Objekt) ist eine definierte Einheit innerhalb des ILM-Prozesses eines Unternehmens, die genutzt wird, um Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten. Dabei geht es insbesondere um die Archivierung, Sperrung und endgültige Löschung von Daten gemäß unternehmensspezifischen und gesetzlichen Vorgaben.

ILM-Programme für die Verarbeitung von Objekten

Die Funktionalitäten der ILM-Objekte kommen aus verschiedenen, objektspezifischen Programmen, die unterschiedliche Aufgaben übernehmen:

1. Vorlaufprogramm: Dieses Programm bereitet die zur Verarbeitung ausgewählten Objekte vor, indem es relevante Datensätze identifiziert und anhand diverser Kriterien Kennzeichen setzt, sofern sich Datensätze für eine Archivierung qualifizieren. Diese Kennzeichen merken den Datensatz zur Archivierung vor. Die Ergebnisse werden für nachgelagerte Programme bereitgestellt.
2. Schreibprogramm:Viele Objekte, die kein Vorlaufprogramm besitzen führen die oben genannten Funktionen im Schreibprogramm aus und setzen hier die Vormerkung für die Archivierung. Die im Vorlauf oder im Schreiblauf markierten Datensätze werden von dem Schreibprogramm in eine ADK-Datei geschrieben, die in einem Archiv abgelegt wird, die originären Daten auf der Datenbank des Systems werden dabei gelöscht und können von dieser nicht mehr abgerufen werden. In besonderen Fällen können die archivierten Daten allerdings über einen Archivlink erneut aufgerufen werden.
3. Löschprogramm:Nach Ablauf der definierten Sperr- und Aufbewahrungsfristen erfolgt die endgültige Vernichtung der archivierten Daten aus der Archivablage. Diese Daten sind ab diesem Zeitpunkt nicht mehr im System verfügbar und können auch nicht mehr rekonstruiert werden.

ILM-Objekte und ihr Regelwerk

Jedes ILM-Objekt unterliegt einem klaren Regelwerk, das Verweildauer und Sperrdauer bestimmt. Typische Fristen sind:

• Verweildauer: Beginnt nach Beendigung des laufenden Geschäfts. z. B. 3 Jahre (Zeitraum, in dem die Daten aktiv im System gehalten werden)
• Sperrdauer: Beginnt nach Ende der Verweildauer. z. B. 7 Jahre (Zeitraum, in dem die Daten im Archiv gehalten, aber nicht mehr verändert werden können)
• Aufbewahrungsdauer: Kombination der beiden anderen. z. B. 10 Jahre (Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten endgültig gelöscht)

Diese Fristen sind jedoch immer individuell und werden anhand betrieblicher und gesetzlicher Vorgaben bestimmt.

Prüfungen der ILM-Objekte

Jedes ILM-Objekt enthält Mechanismen zur Prüfung der zu verarbeitenden Daten. Innerhalb dieser Prüfungen wird ermittelt, ob das Ende des Verwendungs- bzw. Verarbeitungszwecks (EoB = End of Business) erreicht wurde. Dies geschieht anhand diverser Bedingungen. Zusätzlich wird geprüft, ob der Löschzeitpunkt (End of Purpose) erreicht wurde. Bei den Stammdaten gibt es einen separaten End-of-Purpose-Check (EoP), der auf alle Geschäftsvorgänge prüft. Dieser ist für Bewegungsdaten nicht erforderlich, da die Prüfungen, die bei Bewegungsdaten einen wesentlich kleineren Umfang haben, direkt in den Verarbeitungsprogrammen enthalten sind.

Tabellenumfang innerhalb von ILM-Objekten

ILM-Objekte beziehen sich auf eine definierte Menge an Tabellen, die von den ILM-Programmen verarbeitet werden. Jedes Objekt umfasst Tabellen die einen Logisch, fachlichen Zusammenhang aufweisen.

Abhängigkeiten zwischen ILM-Objekten

Ein entscheidender Aspekt beim Einsatz von ILM ist die Berücksichtigung von Abhängigkeiten zwischen Datensätzen, die von verschiedenen ILM-Objekten bearbeitet werden. Diese ergeben sich häufig aus relationalen Datenstrukturen innerhalb des ERP-Systems.

Hierarchische Abhängigkeiten spielen dabei eine wichtige Rolle. Einige ILM-Objekte sind auf die Arbeit und Bereinigung anderer ILM-Objekte angewiesen. Beispielsweise können bestimmte Daten erst gelöscht werden, wenn keine offenen Rechnungen mehr mit ihnen verknüpft sind. Ein effizientes ILM-Management berücksichtigt diese Abhängigkeiten und stellt sicher, dass alle ILM-Objekte in einer abgestimmten Reihenfolge bearbeitet werden.