Regelbetrieb von SAP ILM nach einer Ausprägung: Best Practices und Herausforderungen

Die Implementierung von SAP Information Lifecycle Management (ILM) endet nicht mit der initialen Ausprägung der Regeln und Richtlinien – vielmehr beginnt dann der eigentliche Regelbetrieb. Um sicherzustellen, dass SAP ILM zuverlässig funktioniert und die Compliance-Vorgaben dauerhaft eingehalten werden, ist eine kontinuierliche Kontrolle und Optimierung erforderlich.

Ein entscheidender Bestandteil des Regelbetriebs sind regelmäßige Test- und Produktivläufe. Dabei gilt die Grundregel: Kein produktiver Lauf ohne vorherige Testdurchführung und -prüfung. Doch warum sind diese Testläufe so essenziell, und welche Herausforderungen müssen Unternehmen dabei bewältigen?

Bedeutung regelmäßiger Testläufe

Testläufe dienen der Überprüfung, ob die definierten ILM-Regeln korrekt greifen und ob alle relevanten Daten nach den vorgesehenen Aufbewahrungs- und Löschfristen behandelt werden. Fehler in der Konfiguration oder unerwartete Seiteneffekte können ansonsten zu ungewollten Datenlöschungen oder zur Nicht-Einhaltung gesetzlicher Vorgaben führen.

Die Protokolle der Testläufe müssen daher sorgfältig analysiert werden, um sicherzustellen, dass:

• Alle relevanten Daten korrekt erfasst werden
• Lösch- oder Archivierungsprozesse keine geschäftskritischen Daten beeinträchtigen
• Sämtliche Compliance-Vorgaben, insbesondere DSGVO und GoBD, eingehalten werden
• Keine unerwarteten Fehler oder Prozessabbrüche auftreten. z.B. Kann durch einen Prozessfehler eine Datei abgelegt werden aber die Freigabe für den Löschjob bleibt aus. Die Daten sind archiviert aber wurde nicht auf dem System gelöscht

Erst wenn die Testprotokolle keine Auffälligkeiten zeigen und von den verantwortlichen Fachbereichen freigegeben wurden, kann der Produktivlauf gestartet werden.

Herausforderungen im produktiven Regelbetrieb

Der reibungslose Regelbetrieb von SAP ILM erfordert mehr als nur regelmäßige Testläufe. Folgende Herausforderungen treten in vielen Unternehmen auf:

Dynamische Datenanforderungen: Änderungen in gesetzlichen Vorschriften oder internen Geschäftsprozessen können Anpassungen an den ILM-Regeln notwendig machen. Diese Änderungen müssen in neuen Testläufen geprüft werden.

Datenvolumen und Performance: Bei sehr großen Datenmengen kann der ILM-Prozess erhebliche Systemressourcen beanspruchen. Eine sorgfältige Planung der Laufzeiten (z. B. außerhalb der Kernarbeitszeiten) ist essenziell.

Qualität der Testumgebung: Die Testumgebung sollte möglichst nah an der Produktivumgebung sein, um realistische Ergebnisse zu erhalten. Unzureichende Testdaten können zu Fehleinschätzungen führen.

Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Jede ILM-Maßnahme muss revisionssicher dokumentiert werden. Das beinhaltet sowohl die durchgeführten Testläufe als auch die Protokolle produktiver Lösch- und Archivierungsläufe.

Fazit

Der Regelbetrieb von SAP ILM nach einer Ausprägung erfordert eine strukturierte und kontinuierliche Vorgehensweise. Regelmäßige Testläufe mit detaillierter Protokollprüfung sind unerlässlich, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Gleichzeitig müssen Unternehmen flexibel auf Änderungen reagieren und sicherstellen, dass ILM-Prozesse stets den aktuellen gesetzlichen und geschäftlichen Anforderungen entsprechen.

Nur durch eine enge Abstimmung zwischen IT, Fachabteilungen und Compliance-Teams kann sichergestellt werden, dass SAP ILM dauerhaft effektiv und gesetzeskonform betrieben wird.