SAP ILM im Überblick

Funktionsweise:

SAP Information Lifecycle Management (ILM) ist ein Konzept und eine Technologie, die sich mit der Verwaltung und dem Schutz von Informationen über deren gesamten Lebenszyklus hinweg beschäftigt. Unternehmen verwalten große Datenmengen, die teilweise personenbezogen sind. Diese müssen von der Erstellung über die Verarbeitung bis hin zur Vernichtung verwaltet werden. ILM ermöglicht es Daten mit Hilfe von Regelwerken rechtskonform zu sperren, zu archivieren und zu vernichten.

Grundprinzipien von ILM:

1. Datenkategorisierung: Daten werden anhand fachlicher und technischer Zusammenhänge kategorisiert. Beispielsweise werden Stammdaten zu einer Person (Kontaktdaten, Adressdaten, Bankdaten & Personendaten) in einem ILM Objekt (CA_BUPA) zusammengefasst. Insgesamt verfügt der SAP-Standard über mehr als 3000 ILM Objekte.
2. Datenaufbewahrung: ILM stellt sicher, dass Daten gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bspw. § 246 HGB und § 147 AO), revisionssicher aufbewahrt werden. Dies wird durch Regelwerke ermöglicht die eine Verweildauer, einen Aufbewahrungszeitraum und Löschzeitpunkt anhand vordefinierter Bedingungen abbilden.
3. Datenzugriff und -sicherheit: Mit der Sperrung (bei Stammdaten) oder Archivierung (bei Bewegungsdaten) personenbezogener Daten stellt SAP ILM sicher, dass der Zugriff auf Daten, deren Verarbeitungszwecke abgelaufen sind, die allerdings auf Grund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen weiterhin aufbewahrt werden müssen, unterbunden wird und der Zugriff auf Daten ausschließlich bei Ausnahmen, wie einem Rechtsstreit oder einer Betriebsprüfung möglich ist.
4. Datenlöschung: Sobald der Verarbeitungszweck der Daten entfallen ist und gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, müssen diese unwiederbringlich vernichtet werden. SAP ILM stellt eine Funktion bereit, um die Daten irreversibel zu vernichten. Dabei wird bereits zuvor durch Prüfungen sichergestellt, dass nur Daten gelöscht werden, die auch dafür vorgesehen sind.