Transformationsreihe Teil 1: Gründe, Zeitpunkt und Zielsysteme

David Baumgartner am 14. Mai 2024

Ein Frage wirft verschiedene Entscheidungsmöglichkeiten auf.

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Transformationsreihe Teil 1: Gründe, Zeitpunkt und Zielsysteme

Dieser Artikel ist der Auftakt einer fünfteiligen Serie zur Transformation der IT-Landschaft bei Energieversorgern. In dieser Reihe werden wir den gesamten Verlauf einer Transformation detailliert beschreiben, von den Beweggründen bis zur Hypercare-Phase. Im ersten Teil beleuchten wir die Gründe für den Wandel, den optimalen Zeitpunkt für einen Systemwechsel und analysieren mögliche neue Zielsysteme. Die folgenden Teile widmen sich dem Migrationsvorgehen (Bluefield, Greenfield, Brownfield), dem Migrationsverfahren (Umfang, Wahl der Software, Tabellen- oder Objektbasiertes Migrationsverfahren), dem detaillierten Migrationsverlauf sowie dem Go-Live, der Hypercare-Phase und dem Change-Management. Begleiten Sie uns auf dieser spannenden Reise zur erfolgreichen IT-Transformation in der Energiewirtschaft.

Warum möchten Energieversorger ihre IT-Landschaft verändern?

Es gibt viele Gründe, warum Energieversorger ihre IT-Landschaft transformieren möchten. In diesem Artikel werden wir diese Gründe beleuchten, diskutieren, wann ein Wechsel sinnvoll ist, und mögliche neue Zielsysteme analysieren und bewerten.

Zwang zum Wechsel

Im Jahr 2020 kündigte SAP an, dass der Support für die R/3-Systeme, einschließlich SAP IS-U, bis 2027 endgültig eingestellt wird. Zwar wird eine "Extended Maintenance" bis Ende 2030 gegen Aufpreis angeboten, doch die genauen Kosten für den Weiterbetrieb sind für Außenstehende intransparent.

Es ist also klar: Ein Wechsel ist unausweichlich.

Neben solchen Hiobsbotschaften gibt es natürlich auch weitere Gründe, die Stadtwerke und ähnliche Unternehmen dazu zwingen, auf andere Systeme zu migrieren.

Drang zur Optimierung

Zusätzlich zum Zwang zum Wechsel gibt es auch den Drang zur Optimierung. Dieser resultiert aus erhöhtem Wettbewerb, steigendem Kostendruck und der zunehmenden Komplexität durch die Energiewende. Marktteilnehmer müssen sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur das Unternehmen langfristig zukunftsfähig macht.

Konkret bedeutet das:

  • Etablierung und Optimierung kundenorientierter Prozesse
  • Schnelles Umsetzen gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben
  • Schaffen einer konsistenten und nutzbaren Datengrundlage für Analysen
  • Niedrige Lizenz-, Wartungs- und Weiterentwicklungskosten
  • Integration und Anbindung von Umsystemen
  • Schnelle Einarbeitung und einfache Bedienbarkeit
  • Erhöhung der Datensicherheit und -integrität
  • Verbesserung der Systemverfügbarkeit und Reduzierung von Ausfallzeiten
  • Flexibilität bei der Anpassung an sich ändernde Marktbedingungen
  • Unterstützung von Innovationen und neuen Geschäftsmodellen
  • Effiziente Nutzung von Ressourcen und Energieeffizienzsteigerung

Abspaltung von Teilbereichen aus bestehenden Systemen (Carve-out / Carve-in)

Ein weiterer Grund für einen Systemwechsel kann der Ankauf oder Verkauf von Unternehmenssparten sein. Wenn beispielsweise die Gassparte eines Mitbewerbers erworben wird, kann ein neues System erforderlich sein, um die regulatorischen und prozessualen Anforderungen vollumfänglich zu erfüllen. Darüber hinaus ermöglicht ein neues System, das maximale wertschöpfende Potenzial der Akquisition auszuschöpfen.

Wann ergibt ein Wechsel überhaupt Sinn?

Ein Wechsel ergibt dann Sinn, wenn dieser aufgrund externer Faktoren (z.B. Ende des SAP R/3 Supports) zwangsweise durchgeführt werden muss oder wenn ein Wechsel langfristig ökonomisch sinnvoll ist.

Um dies herauszufinden, können die folgenden 16 Fragen hilfreich sein:

Technologie und Systemaktualität

1. Nutzt Ihr aktuelles System veraltete Technologien, die die Umsetzung neuer Geschäftsprozesse behindern? Veraltete Technologien können die Flexibilität und Effizienz der IT-Landschaft erheblich einschränken.

2. Hat Ihr aktuelles System ein festgelegtes Wartungsende oder erhalten Sie keine regelmäßigen Updates mehr? Ein veraltetes System ohne regelmäßige Updates kann Sicherheitsrisiken und Kompatibilitätsprobleme mit sich bringen.

Geschäftsprozessoptimierung

3. Haben Sie Schwierigkeiten, Ihre Geschäftsprozesse im aktuellen System flexibel anzupassen? Systeme sollten agil genug sein, um sich schnell an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen.

4. Fehlen Ihnen wichtige Funktionen, die Sie für Ihre Geschäftsprozesse benötigen? Ein Systemwechsel kann erforderlich sein, wenn essentielle Funktionen fehlen, die für den Geschäftsbetrieb notwendig sind.

Betriebs- und Wartungskosten

5. Sind die Betriebs- und Wartungskosten Ihres aktuellen Systems zu hoch? Hohe Kosten für Betrieb und Wartung können ein Zeichen dafür sein, dass ein neues, effizienteres System benötigt wird.

6. Sind Integrationen mit modernen Technologien, wie Cloud-Lösungen, schwierig oder kostspielig? Die Fähigkeit, moderne Technologien zu integrieren, ist entscheidend für die Zukunftssicherheit der IT-Landschaft.

Digitalisierung und Kundenservice

7. Möchten Sie Ihre digitalen Kundenservices deutlich verbessern (z.B. Self-Service-Portale, mobile Apps)? Ein System, das die Digitalisierung unterstützt, kann den Kundenservice erheblich verbessern.

8. Möchten Sie eine bessere Integration in digitale Kundeninteraktionssysteme (z.B. CRM) erreichen? Eine nahtlose Integration in CRM-Systeme kann die Kundenbindung und -zufriedenheit steigern.

Regulatorische Anforderungen

9. Fällt es Ihnen schwer, mit Ihrem aktuellen System die neuesten regulatorischen Anforderungen zu erfüllen? Systeme müssen flexibel genug sein, um schnell auf neue regulatorische Anforderungen reagieren zu können.

10. Haben Sie Schwierigkeiten bei der Umsetzung von Marktvorgaben (z.B. MaKo, Smart Meter Gateway)? Ein Systemwechsel kann notwendig sein, um den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden und Compliance sicherzustellen.

Skalierbarkeit und Flexibilität

11. Können Sie Ihr aktuelles System nicht ohne erheblichen Aufwand an veränderte Anforderungen (z.B. neue Geschäftsfelder, Kundenwachstum) anpassen? Skalierbare Systeme sind notwendig, um mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten.

12. Möchten Sie innovative Geschäftsmodelle (z.B. dezentrale Energien, Mieterstrom) schneller und einfacher umsetzen? Neue Geschäftsmodelle erfordern oft flexible und anpassungsfähige IT-Systeme.

Datenauswertung und Reporting

13. Fehlen Ihnen aussagekräftige Analysen und Berichte über Kundenverhalten, Energieverbrauch und Abrechnungsdaten? Daten sind entscheidend für fundierte Geschäftsentscheidungen.

14. Ist die Erstellung von Berichten in Ihrem aktuellen System zeitaufwendig oder komplex? Effiziente Reporting-Funktionen sind wichtig, um zeitnah und präzise Daten zur Verfügung zu haben.

Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz

15. Haben Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten mit der Bedienung des aktuellen Systems? Benutzerfreundliche Systeme erhöhen die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter.

16. Ist die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern für die Nutzung des aktuellen Systems gering? Hohe Akzeptanz und einfache Bedienbarkeit sind entscheidend für die erfolgreiche Implementierung eines Systems.

Was sind mögliche Zielsysteme (inklusive Vor- und Nachteile)

Um Energieversorgern bei der Entscheidung über ein passendes Nachfolgesystem für ihr SAP IS-U zu helfen, sollte zunächst eine Analyse der aktuellen Bedürfnisse, strategischen Ziele und vorhandenen Infrastruktur erfolgen. Die Wahl eines neuen Systems hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter Budget, Flexibilität, Compliance-Anforderungen, Funktionalität, technische Anforderungen und die Zukunftssicherheit der Lösung.

Hier ein Überblick über die verschiedenen Optionen und ihre Merkmale:

SAP S/4HANA Utilities (S/4 Utilities)

Die Weiterentwicklung des klassischen IS-U auf der modernen S/4HANA-Plattform bietet bekannte Funktionalitäten und eine zukunftsorientierte Technologie.

Funktionen und Vorteile:

  • Funktionalität: Das System ist vollständig integriert und umfasst alle bekannten IS-U-Funktionen, wie Kundenmanagement, Abrechnung, Netzmanagement, uvm.
  • Datenbanktechnologie: In-Memory-Datenbank (HANA) ermöglicht Echtzeitanalysen und schnelle Datenverarbeitung.
  • Integration: Es bietet eine nahtlose Integration mit anderen SAP-Modulen, einschließlich SAP CRM und SAP ERP
  • Anpassbarkeit: Flexible Erweiterungen sind über SAP Fiori Apps, CDS-Views und APIs möglich.
  • Skalierbarkeit: Das System ist ideal für global agierende Unternehmen und Konzerne.
  • Perspektive: Langfristige Produkt-Roadmap mit Innovationen wie Machine Learning und Predictive Analytics sowie kontinuierlicher Weiterentwicklung durch SAP.
  • Migrationsstrategie: Bietet sowohl einen Brownfield-Ansatz (Konvertierung) als auch einen Greenfield-Ansatz (Neuprodukt).
  • Marktkommunikation: Die aktuellen Marktkommunikationsprozesse können über die MaKo-Cloud standardisiert werden.
  • Beratungsangebot: Es gibt eine große Anzahl von Beratern am Markt, die bei der Implementierung und Anpassung unterstützen können.

Herausforderungen:

  • Kosten: Die Implementierungs- und Lizenzkosten sind relativ hoch.
  • Beratungsaufwand: Oft ist ein erheblicher Anpassungsaufwand und Beratungsbedarf erforderlich.
  • Komplexität: Die Nutzung von nicht im Standard abgebildeten Prozessen kann die Komplexität erhöhen und erfordert spezifische Fachkenntnisse im Betrieb.

Geeignet für:

  • Große Energieversorger, international tätige Unternehmen und Konzerne
  • Unternehmen mit komplexen Anforderungen an Integration, Skalierbarkeit und globalen Support
  • Energieversorger, die eine umfassende SAP-basierte ERP-Lösung für alle Geschäftsprozesse benötigen
  • Unternehmen, die viele Prozesse haben, die nicht durch Standardlösungen abgebildet werden können.

Wilken (ENER:GY)

Eine spezialisierte Lösung für Energieversorger, die als umfassende ERP-Lösung agiert.

Funktionen und Vorteile:

  • Funktionalität: Integriertes System mit umfassenden Modulen für Kundenmanagement, Abrechnung, Netzbetrieb und Marktkommunikation
  • Datenbanktechnologie: Unterstützt verschiedene Datenbanktechnologien, darunter Oracle, MySQL und DB2.
  • Integration: Bietet Verbindungen zu externen Systemen, z.B. für Marktkommunikation und Drittanbietersysteme.
  • Anpassbarkeit: Modularer Aufbau ermöglicht individuelle Erweiterungen und Anpassungen über APIs.
  • Kosten: Vergleichsweise moderate Lizenz- und Implementierungskosten. Wilken gibt an, dass die laufenden Betriebskosten bis zu 30-50% niedriger sein können als bei SAP S/4 Utilities.1
  • Migrationsstrategie: Bietet eine standardisierte Umstellung von SAP IS-U auf Wilken ENER:GY mittels einer bestehenden Migrationsstrategie

Herausforderungen:

  • Skalierbarkeit: Begrenzte Skalierbarkeit für große Versorger. Möglicherweise nicht ausreichend für sehr große, international agierende Unternehmen.
  • Perspektive: Kleinere Produkt-Roadmap im Vergleich zu SAP, was die langfristige Weiterentwicklung betrifft.
  • Beratungsangebot: Begrenzte Anzahl an Beratern am Markt, was die Implementierung und Anpassung erschweren kann.

Geeignet für:

  • Kleine und mittelgroße Energieversorger, insbesondere kommunale Versorger und Stadtwerke
  • Unternehmen, die branchenspezifische, modulare und anpassbare Softwarelösungen benötigen.
  • Energieversorger mit Fokus auf spezifische Funktionen wie Kundenmanagement, Abrechnung und Finanzwesen

1SAP-Umstellung: Standardmodell für die Migration auf Wilken ENER:GY (energie.blog)

PowerCloud

PowerCloud ist eine cloudbasierte Plattform für Energieversorger, die den Fokus auf Kundenservice und Abrechnung legt.

Funktionen und Vorteile:

  • Technologie: PowerCloud nutzt moderne, flexible Cloud-Technologie im SaaS-Modell, was eine hohe Skalierbarkeit und Flexibilität ermöglicht.
  • Funktionsumfang: Das System bietet umfangreiche Funktionen für die Abrechnung von Strom, Gas und Non-Commodity-Produkten, regulatorisches Management (GPKE, WiM, GeLi Gas), CRM und Produktmanagement.
  • Integration: Die Plattform ermöglicht eine API-basierte Integration in bestehende Systeme und Prozesse, was eine nahtlose Verbindung und Datenfluss gewährleistet.
  • Anpassbarkeit: Der modulare Aufbau der Plattform erlaubt kontinuierliche Updates und Erweiterungen, um stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.
  • Kosten: PowerCloud bietet ein flexibles Kostenmodell, das sich nach dem Nutzungsumfang richtet, wodurch Unternehmen ihre IT-Kosten besser kontrollieren können.
  • Implementierung: Durch die Nutzung der Cloud-Infrastruktur ist eine schnelle Implementierung möglich, was die Einführungszeiten und die damit verbundenen Kosten reduziert.
  • Branchenfokus: Die Plattform ist speziell auf energiewirtschaftliche Prozesse zugeschnitten und bietet daher maßgeschneiderte Lösungen für Energieversorger.
  • Modular: Die modulare Struktur ermöglicht eine Erweiterung der Funktionalitäten je nach Bedarf.

Herausforderungen:

  • Abhängigkeit: Eine Abhängigkeit von der Plattform und dem Serviceanbieter kann Risiken bezüglich der Datenhoheit und zukünftigen Entwicklungen bergen.
  • Migration: Die Datenmigration zu einem Cloud-System kann aufwendig sein und erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung.
  • Anpassungsfähigkeit: Es gibt begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für branchenübergreifende Anforderungen. Komplexe Prozesse und Produktportfolios müssen möglicherweise an den PowerCloud-Standard angepasst werden.
  • Kein ERP: Im Vergleich zu Wilken und SAP S/4 Utilities bietet PowerCloud weniger umfassende ERP-Funktionalitäten.
  • Beratungsangebot: Es gibt nur wenige Berater am Markt, was die Implementierung und Anpassung erschweren kann.

Geeignet für:

  • Kleine und mittelgroße Energieversorger, die eine schnelle, cloudbasierte Implementierung bevorzugen.
  • Unternehmen, die kein komplexes Produktportfolio haben und primär auf Abrechnung und Vertragsmanagement in der Energiewirtschaft fokussieren.
  • Energieversorger, die eine flexible und skalierbare Cloud-Plattform suchen, um ihre IT-Infrastruktur zukunftssicher zu gestalten.

Schleupen

Schleupen ist ein Softwareanbieter, der spezialisierte ERP-Lösungen für die Energie- und Wasserwirtschaft entwickelt.

Funktionen und Vorteile:

  • Funktionalität: Die Software bietet umfangreiche Funktionen wie Abrechnung, Smart Metering, Energiedatenmanagement, CRM, System- und Materialwartung sowie Finanzmanagement.
  • Datenbanktechnologie: Schleupen nutzt den Microsoft SQL Server und bietet eine SaaS-Lösung über AWS oder die Schleupen.Cloud.
  • Integration: Das System unterstützt Integrationen über REST, den Adapter-Service Schleupen.CS und den WebModeler.
  • Anpassbarkeit: Die modulare Struktur ermöglicht die Unterstützung von Makro- und Mikroarchitekturen, was eine flexible Anpassung an verschiedene Geschäftsanforderungen erlaubt.
  • Implementierung: Dank der Cloud-Infrastruktur ist eine schnelle Implementierung möglich, was die Einführungskosten senkt.
  • Branchenfokus: Die Software ist speziell auf die Anforderungen der Energiewirtschaft und der Marktkommunikation zugeschnitten.

Herausforderungen:

  • Anpassungen: Schleupen bietet leistungsfähige Funktionen, kann jedoch in Bezug auf Funktionsumfang und Skalierbarkeit für sehr große Unternehmen und komplexe Anforderungen eingeschränkt sein.
  • Marktfokus: Das System ist stärker auf den deutschsprachigen Markt fokussiert, was die internationale Einsatzfähigkeit und Anpassungsfähigkeit einschränken kann.

Geeignet für:

  • Kleine und mittelgroße Energieversorger, insbesondere Stadtwerke und regionale Versorger.
  • Unternehmen, die eine spezialisierte Softwarelösung für hohe regulatorische Anforderungen suchen.
  • Energieversorger mit Fokus auf umfassende Prozessintegration, insbesondere im Abrechnungsbereich.

Eigenentwicklung

Die Eigenentwicklung einer maßgeschneiderten Softwarelösung, entweder intern oder mit externer Hilfe, bietet maximale Flexibilität und Anpassung.

Funktionen und Vorteile:

  • Anpassbarkeit: Höchstmaß an Flexibilität und Anpassung, da die Software genau auf die spezifischen Anforderungen und Prozesse des Unternehmens zugeschnitten werden kann.
  • Integration: Vollständig integrierbar in die bestehende Systemlandschaft, was eine nahtlose Daten- und Prozessverbindung ermöglicht.
  • Eigentum: Keine Abhängigkeit von Dritten, da das Unternehmen die vollständige Kontrolle über die Software besitzt.

Herausforderungen:

  • Kosten: Hohe Entwicklungs- und Wartungskosten, da die Eigenentwicklung oft mehr Ressourcen erfordert als die Implementierung einer Standardlösung.
  • Zeitaufwand: Längere Implementierungszeit und erhebliche Ressourcenbindung, da die Entwicklung und Anpassung der Software viel Zeit in Anspruch nehmen kann.
  • Risiko: Risiko von Budgetüberschreitungen und unerwarteten Komplikationen während der Entwicklung und Implementierung.

Geeignet für:

  • Unternehmen mit sehr spezifischen Anforderungen, die durch Standardlösungen nicht abgedeckt werden können.
  • Unternehmen mit ausreichenden Ressourcen und Expertise, um die Entwicklung und Wartung der Software selbst zu bewältigen.
  • Energieversorger, die maximale Kontrolle und Anpassbarkeit ihrer IT-Landschaft benötigen.

Wie trifft man nun eine passende Entscheidung?

Bei der Entscheidung, welches System für Energieversorger als Ersatz für SAP IS-U am besten geeignet ist, sollten folgende Kriterien berücksichtigt werden: Funktionsumfang, Skalierbarkeit, Integration mit bestehenden Systemen, Kosten, Anpassbarkeit, langfristige Perspektive und gesetzliche Anforderungen.

Um die Entscheidung zu erleichtern, hier eine kurze Zusammenfassung der jeweiligen Systeme und ihrer Eignung.

Wilken: Geeignet für kleinere bis mittlere Versorger, die eine solide und bewährte Lösung mit überschaubarem Budget suchen.

PowerCloud: Bietet eine moderne, cloudbasierte Alternative, ideal für Unternehmen mit Fokus auf Kundenservice und schnellem Go-to-Market.

Schleupen: Ideal für kleine und mittelgroße Versorger, die eine spezialisierte Softwarelösung für hohe regulatorische Anforderungen benötigen.

Eigenentwicklung: Sollte nur dann in Betracht gezogen werden, wenn spezielle Anforderungen eine Standardlösung nicht sinnvoll erscheinen lassen und ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen.

SAP S/4HANA Utilities: Die beste Wahl für Unternehmen, die eine umfassende und zukunftssichere Lösung mit komplexen Funktionen und hoher Skalierbarkeit benötigen.

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