Transformationsreihe Teil 4: Durchführung einer Migration

David Baumgartner am 3. Juli 2024

Ein Papierboot, dass vermeintliche Hindernisse auf seiner Reise umschifft.

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Erfolgreiche Migration von IT-Systemen: Ein strukturierter Ansatz

Die Migration von IT-Systemen ist ein komplexes Vorhaben, das eine sorgfältige Planung und Durchführung erfordert. In diesem Artikel beleuchten wir die wesentlichen Schritte und Phasen, die zu einer erfolgreichen Migration führen.

Phase 1: Analyse und Fachliche Konzeption

Der erste Schritt einer jeden Migration ist die detaillierte Analyse und fachliche Konzeption. Diese Phase ist entscheidend, um den aktuellen Stand des Systems zu verstehen und ein klares Zielbild zu entwickeln.

Ist-Zustandsanalyse

Zu Beginn erfolgt eine umfassende Untersuchung des bestehenden Systems. Diese Analyse ermöglicht es, die Struktur und Funktionsweise des Systems vollständig zu erfassen. Die Ist-Zustandsanalyse beinhaltet die Erfassung aller Systemkomponenten, die Identifizierung bestehender Datenstrukturen und -flüsse sowie die Dokumentation aktueller Geschäftsprozesse. Zudem wird der technische Zustand des Systems bewertet, um potenzielle Risiken und Schwachstellen frühzeitig zu erkennen.

Grafische Aufbereitung eines Vorgehens zur Analyse einer Datenbank und den Analyseergebnissen.

Ermittlung des Migrationszielbilds

Auf Grundlage der Ist-Analyse wird ein Zielbild erstellt. Dies umfasst die Migration aller relevanten Mandanten und Buchungskreise sowie die Identifikation von spezifischen Carve-Outs, bei denen beispielsweise nur ausgewählte Buchungskreise oder Sparten migriert werden. Das Zielbild definiert die zukünftige Systemlandschaft und legt fest, welche Daten, Anwendungen und Prozesse migriert werden sollen. Dabei werden auch zukünftige Anforderungen und strategische Ziele des Unternehmens berücksichtigt, um sicherzustellen, dass das neue System langfristig tragfähig ist.

Quantitative Analysen der Datenbank

In diesem Schritt werden wichtige Datenpunkte wie die Anzahl der Mitarbeiter-, Geschäftspartner-, Kreditoren-, Debitoren- oder Patientenkonstrukte sowie Bewegungsdaten und branchenspezifische Daten ermittelt. Diese quantitativen Analysen sind essenziell, um den Umfang der zu migrierenden Daten und die damit verbundenen Aufwände realistisch einschätzen zu können. Zudem dienen sie als Grundlage für die Planung der erforderlichen Ressourcen und der technischen Infrastruktur.

Ermittlung des Komplexitätsgrads

Die Komplexität der Migration wird durch die Analyse der Abhängigkeiten der zu migrierenden Objekte und Datenkonstrukte bestimmt. Hierbei werden Wechselwirkungen zwischen verschiedenen Systemkomponenten und Datenstrukturen identifiziert und bewertet. Nachdem die Datenstrukturen identifiziert und bewertet wurden, müssen Prüfungen und Regeln für die Objekte und anhängige Daten festgelegt werden. Diese Prüfungen und Regeln stellen sicher, dass die Integrität und Konsistenz der Daten während der Migration gewährleistet bleibt. Ein hoher Komplexitätsgrad erfordert in der Regel einen detaillierteren Migrationsplan und eine intensivere Test- und Validierungsphase, um eine reibungslose Migration sicherzustellen.

Definition des Migrationsumfangs

Der Umfang der Migration wird festgelegt, einschließlich der zu migrierenden Historie, Module und Applikationen. Hierbei wird entschieden, ob alle historischen Daten migriert oder ob bestimmte Daten archiviert werden sollen. Außerdem wird festgelegt, welche Anwendungen und Module in das neue System übernommen und welche möglicherweise durch neue Lösungen ersetzt werden. Diese Entscheidungen haben direkten Einfluss auf den Projektplan und die benötigten Ressourcen.

Integration ins Zielsystem

Es werden notwendige Mappings erstellt, um die Quellstrukturen auf die Strukturen des Zielsystems abzubilden, und erforderliche Datentransformationen werden identifiziert. Diese Mappings stellen sicher, dass Daten korrekt und vollständig in das neue System übertragen werden. Dabei müssen unterschiedliche Datenformate und -strukturen berücksichtigt und gegebenenfalls transformiert werden, um die Kompatibilität mit dem Zielsystem zu gewährleisten.

Festlegung des Migrationsverfahrens

Basierend auf dem festgelegten Umfang und der Komplexität wird ein geeignetes Migrationsverfahren sowie die einzusetzenden Technologien bestimmt. Dies kann beispielsweise eine Big-Bang-Migration oder eine sukzessive Migration in mehreren Wellen sein. Die Wahl des Verfahrens hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Verfügbarkeit von Ressourcen, die tolerierbare Downtime und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens.

Phase 2: Technische Feinkonzeption und Migrationsvorbereitung

Die zweite Phase konzentriert sich auf die technische Feinkonzeption und Vorbereitung der Migration, um eine reibungslose Umsetzung sicherzustellen.

Bereitstellung einer Testumgebung

Eine Testumgebung wird bereitgestellt und an das Quellsystem angeschlossen, um die Migration vorab zu testen. Diese Umgebung ermöglicht es, die Migrationsprozesse unter realistischen Bedingungen zu simulieren und potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren. Sie sollte die gleichen technischen Voraussetzungen wie das Produktivsystem haben, um valide Testergebnisse zu gewährleisten.

Erstellung eines Migrationskonzepts

Das Migrationskonzept wird auf Basis der Ergebnisse aus Phase 1 erstellt und die Vorgehensweisen werden festgehalten. Es umfasst detaillierte Pläne für die Datenübertragung, die Anpassung von Schnittstellen und die Integration neuer Anwendungen. Zudem werden Zeitpläne und Meilensteine festgelegt, die den Fortschritt der Migration überwachen und sicherstellen, dass alle Aktivitäten koordiniert ablaufen.

Durchführung von Mapping-Workshops

In diesen Workshops werden die Datenfeldzuordnungen erarbeitet und notwendige Anpassungen an Schnittstellen definiert. Vertreter verschiedener Fachbereiche und IT-Spezialisten arbeiten gemeinsam daran, die Datenstrukturen des Quellsystems mit denen des Zielsystems in Einklang zu bringen. Diese Zusammenarbeit ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten korrekt übertragen werden und das neue System nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert wird.

Erstellung eines Migrationsfeinkonzepts

Die Ergebnisse der Workshops werden dokumentiert und detailliert ausgearbeitet. Das Feinkonzept enthält präzise Anweisungen für die technische Umsetzung der Migration, einschließlich der benötigten Tools und Technologien. Es dient als Grundlage für die Entwicklung und Konfiguration der Migrationssoftware und bildet die Basis für die Test- und Implementierungsphase.

Grafische Darstellung der Überführung des Ist-Zustands eines zu transformierenden Systems in das Zielbild.

Erstellung eines Testkonzepts

Ein Testfallkatalog wird erstellt, der den Testumfang, die Testphasen und die Mitwirkungspflichten festlegt. Dieser Katalog umfasst verschiedene Testarten, darunter Funktionstests, Integrationstests und Performancetests. Ziel ist es, die Funktionalität und Performance des migrierten Systems umfassend zu prüfen und sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.

Cut-Over-Planung

Der Ablauf des Produktivgangs wird geplant, einschließlich der Bestimmung der Teilnehmer, Rollen und Zugriffsrechte sowie der Festlegung der Migrationswellen und der Downtime des Produktivsystems. Der Cut-Over-Plan stellt sicher, dass die Migration zum neuen System koordiniert und kontrolliert abläuft, um Unterbrechungen im Geschäftsbetrieb zu minimieren und eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten.

Phase 3: Migration

Die eigentliche Migration besteht aus mehreren Schritten, die sorgfältig durchgeführt werden müssen, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.

Umsetzung der Konzeption

Das Migrationstool wird eingerichtet und die benötigte Software bestimmt. Gegebenenfalls werden Reports entwickelt oder bestehende Schnittstellen erweitert. Diese Tools und Erweiterungen unterstützen den Migrationsprozess, indem sie die Datenübertragung automatisieren und sicherstellen, dass alle Daten korrekt und vollständig übertragen werden.

Testmigration

Eine erste Migration der Quelldaten auf die Testumgebung wird durchgeführt, um das Verfahren zu testen. Diese Testmigration dient dazu, den Migrationsprozess unter realistischen Bedingungen zu simulieren und potenzielle Fehlerquellen zu identifizieren. Die Ergebnisse dieser Tests liefern wichtige Erkenntnisse, die in die Feinabstimmung des Migrationsprozesses einfließen. In der Regel werden mehrere Testmigrationen durchgeführt, bevor die Generalprobe stattfindet.

Testabnahme

Die Ergebnisse der Testmigration werden geprüft und dokumentiert. Fehler werden beschrieben und in Fehlertickets festgehalten. Diese Tests stellen sicher, dass alle Daten korrekt übertragen wurden und das neue System wie erwartet funktioniert. Bei Bedarf werden Korrekturmaßnahmen eingeleitet, um identifizierte Probleme zu beheben.

Bugfixing

Identifizierte Fehler werden behoben, die Migrationsreports oder Systemeinstellungen angepasst und die Fehlerlösungen dokumentiert. Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das System vor dem Live-Gang fehlerfrei funktioniert und alle Anforderungen erfüllt werden.

Generalprobe

Eine Simulation der Livemigration wird durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Migration fehlerfrei verläuft. Diese Generalprobe ist der letzte Schritt vor dem tatsächlichen Go-Live und bietet die Möglichkeit, den gesamten Migrationsprozess unter realistischen Bedingungen zu testen. Alle Beteiligten sollten aktiv an der Generalprobe teilnehmen, um sicherzustellen, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren.

Abnahme

Nach erfolgreicher Generalprobe erfolgt die Abnahme durch Kunden, Fachbereiche und Wirtschaftsprüfer. Diese formale Abnahme bestätigt, dass alle Anforderungen erfüllt sind und das System einsatzbereit ist. Sie markiert den offiziellen Abschluss der Testphase und die Freigabe für den Produktivbetrieb.

Migration / Go-Live

Die Daten werden auf das produktive System migriert und die produktiven Systeme konfiguriert. Der Cut-Over wird durchgeführt und die Datenübertragungen werden unterbrochen. Während dieser Phase werden alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass die Migration reibungslos verläuft und das neue System sofort einsatzbereit ist.

Grafische Darstellung eines Datenmigrationsverlaufes

Hypercare-Phase

In den ersten produktiven Wochen wird das System intensiv betreut, um eventuelle Nacharbeiten durchzuführen und die Dokumentationen zu ergänzen. Diese Hypercare-Phase stellt sicher, dass alle Probleme, die nach dem Go-Live auftreten, schnell behoben werden und das System stabil und zuverlässig läuft. Zudem werden Nutzer geschult und unterstützt, um den Übergang zum neuen System zu erleichtern.

Phase 4: Umgang mit dem Altsystem (Optional)

Nach der Migration ist der Umgang mit dem Altsystem entscheidend, um Datenkonsistenz und Sicherheit zu gewährleisten.

Bereinigung der migrierten Daten und Altdaten

Daten werden archiviert oder gelöscht, und Zugriffsrechte entzogen. Diese Maßnahmen sind notwendig, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten und sicherzustellen, dass keine unautorisierten Zugriffe auf das Altsystem erfolgen. Archivierte Daten müssen in einer Weise aufbewahrt werden, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und eine spätere Nutzung ermöglicht.

Errichtung eines Sichtsystems

Ein Sichtsystem wird errichtet, um auf archivierte Daten zugreifen zu können. Dieses System ermöglicht es, archivierte Daten bei Bedarf schnell und einfach zu recherchieren, ohne das Altsystem reaktivieren zu müssen. Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, über die autorisierte Nutzer auf die archivierten Daten zugreifen können.

Durch eine sorgfältige Planung und Durchführung der beschriebenen Phasen kann eine Migration effizient und erfolgreich umgesetzt werden. Dieser strukturierte Ansatz stellt sicher, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden und die Migration reibungslos verläuft. Indem alle Phasen und Schritte detailliert geplant und umgesetzt werden, können Risiken minimiert und die Erfolgschancen maximiert werden.

Projektbeschleuniger und Show-Stopper

Projektbeschleuniger

Eindeutige Zieldefinition und Kommunikation: Klare Ziele und Anforderungen sind entscheidend für eine zielgerichtete und effiziente Umsetzung. Eine transparente Kommunikation dieser Ziele an alle Beteiligten fördert das Verständnis und die Akzeptanz des Projekts.

Erfahrenes Projektteam: Ein Team mit fundierter Erfahrung in IT-Migrationsprojekten kann Herausforderungen frühzeitig erkennen und bewältigen. Die Zusammenarbeit mit Experten beschleunigt die Entscheidungsfindung und die Lösung technischer Probleme.

Frühzeitige Einbindung zusätzlicher Ressourcen: Die frühzeitige Einbindung des Fachbereichs und von Dienstleistern kann maßgeblich zur Beschleunigung des Projekts beitragen. Durch das Einbinden von Expertenwissen und die Bereitstellung zusätzlicher personeller und technischer Ressourcen kann die Planung und Umsetzung effizienter gestaltet werden. Zudem können Dienstleister spezifische Kompetenzen und Erfahrungen einbringen, die im Unternehmen möglicherweise nicht in ausreichendem Maße vorhanden sind. Diese Zusammenarbeit ermöglicht eine fundierte Vorbereitung und reibungslose Durchführung der Migrationsphasen, wodurch die Gesamtprojektdauer verkürzt wird.

Automatisierung der Migrationsprozesse: Der Einsatz von Automatisierungstools reduziert manuelle Aufwände und Fehlerquoten. Automatisierte Tests und Datenübertragungen steigern die Effizienz und Zuverlässigkeit des Migrationsprozesses.

Agile Methodiken: Agile Ansätze ermöglichen eine flexible Anpassung an veränderte Anforderungen und Rahmenbedingungen. Regelmäßige Feedback-Schleifen und iterative Entwicklungen tragen zur kontinuierlichen Verbesserung bei.

Effektives Change Management: Ein strukturiertes Change Management erleichtert die Anpassung der Organisation an die neuen Systeme und Prozesse. Schulungen und Change-Kommunikation fördern die Akzeptanz und den erfolgreichen Einsatz der neuen Systeme.

Projektbremsen und Showstopper

Fehlende Zieldefinition und Kommunikationsprobleme: Eine unklare Zielsetzung und mangelnde Kommunikation können zu Missverständnissen und Verzögerungen führen. Wenn die Ziele nicht eindeutig definiert und kommuniziert werden, kann dies zu einer Fehlinterpretation der Anforderungen und einer ineffizienten Projektsteuerung führen. Ein regelmäßiger Austausch und klare Kommunikationsstrukturen sind daher essenziell.

Unzureichende Ressourcenplanung: Eine unzureichende Planung der erforderlichen Ressourcen kann die Projektdurchführung erheblich behindern. Dazu gehören sowohl personelle als auch technische Ressourcen. Wenn beispielsweise wichtige Experten nicht rechtzeitig eingebunden werden oder die benötigte Infrastruktur nicht zur Verfügung steht, kann dies zu erheblichen Verzögerungen und Kostensteigerungen führen.

Fehlende Unterstützung durch das Management: Die Unterstützung durch das obere Management ist für den Projekterfolg von entscheidender Bedeutung. Ohne das Engagement und die Rückendeckung der Führungsebene kann es schwierig sein, notwendige Entscheidungen schnell zu treffen und die erforderlichen Ressourcen bereitzustellen. Ein starkes Engagement des Managements ist daher unerlässlich.

Mangelhaftes Risikomanagement: Eine unzureichende Identifikation und Bewertung potenzieller Risiken kann zu unvorhergesehenen Problemen führen, die den Projektfortschritt stark beeinträchtigen. Ein umfassendes Risikomanagement, das mögliche Hindernisse frühzeitig erkennt und entsprechende Maßnahmen zur Risikominimierung einleitet, ist daher ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Migrationsstrategie.

Technische Herausforderungen und Abhängigkeiten: Technische Probleme und Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen können erhebliche Hürden darstellen. Wenn beispielsweise Schnittstellen nicht wie geplant funktionieren oder Dateninkonsistenzen auftreten, kann dies den gesamten Migrationsprozess verzögern. Eine gründliche technische Planung und Testung sind daher unerlässlich.

Widerstand gegen Veränderungen: Ein weiterer häufiger Showstopper ist der Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen. Wenn die Akzeptanz der neuen Systeme und Prozesse fehlt, kann dies die Implementierung erheblich erschweren. Ein effektives Change Management, das die Mitarbeiter frühzeitig einbezieht, ihre Bedenken ernst nimmt und sie durch Schulungen und Kommunikation auf die Veränderungen vorbereitet, ist daher von großer Bedeutung.

Datenmigration-Projektplan-Template

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